Tempo. Tempo é dinheiro, dizem. O tempo também é liberdade. Cada um de nós tem a mesma quantidade de tempo todos os dias – 24 horas – para fazer tudo o que precisa: trabalhar, comer, descansar, dormir, divertir-se, relaxar e, muitas vezes, tentar agradar a todos. Alguns de nós parecem ter apenas trabalho e nenhuma diversão, e o tempo livre que temos nunca é livre, é perdido em complicações intermináveis e tédio estúpido. Então, por que não aproveitar o tempo com suas próprias mãos, fazendo com que funcione para você, para variar?
A roupa suja – todo mundo adora! Então vamos começar com isso primeiro. A pré-separação da roupa pode poupar muito tempo e erros. Uma meia vermelha lavada de branco pode jogar fora todo o seu trabalho duro; então, assim que estiver sujo – resolva. Se você tiver espaço suficiente em sua cozinha ou lavanderia, considere ter quatro cestos/tubos de lavagem (ou seja, um para os brancos, os coloridos, os de lã e outro para os delicados), então você pode escolher qual cesto é o mais importante e jogue seus materiais diretamente na máquina de lavar. Quando eles saírem do outro lado, bem limpos, pendure-os imediatamente no varal ou em um escorredor de pratos. Ao pendurar roupas para secar, você pode economizar muito tempo passando e prensando-as; e alguns itens secarão naturalmente sem vincos se pendurados para secar.
Sempre que utensílios de cozinha e de refeição estiverem sendo usados, pode ser uma boa ideia ter uma tigela ou água quente à mão para colocar seus itens. Isso pode significar que você pode lavar e enxaguar facilmente os itens enquanto prepara os alimentos. No final do dia, retire todas as peças que acumulou na tigela de lavagem e encha-a novamente com água quente. Itens teimosos agora podem ser lavados em uma fração do tempo, pois a maior parte da gosma terá amolecido ou saído na pré-imersão. Essa dica é especialmente útil para panelas, mas quase tudo se beneficiará com uma pré-imersão. Também pode economizar água; pois a pré-imersão ainda será eficaz mesmo se a água estiver fria e suja, e a maioria das cargas requer apenas uma tigela de água quente para terminar todo o trabalho. Porém, uma palavra de advertência; não fique tentado a deixar a louça para o dia seguinte – não só porque é muito fácil adiar as coisas, mas também porque isso pode manchar permanentemente a tigela de lavagem; perdendo tempo ao sair e comprar um novo.
Agora, esta pode parecer uma escolha óbvia, mas na prática este método pode desperdiçar muito tempo para a maioria das pessoas. Em teoria, trabalhar em casa pode significar que todo o tempo que você normalmente desperdiçaria viajando de e para o trabalho pode ser economizado – e gasto em coisas mais importantes. Na prática, essas coisas mais “importantes” podem rapidamente transformar-se em tarefas domésticas, navegar na Internet, lavar o carro, esfregar a sanita – qualquer coisa que não envolva sentar-se para trabalhar! Outra desvantagem surge como consequência disso, pois às vezes a pessoa se sente tão culpada que trabalha até tarde da noite para “recuperar o atraso”. Isso então afeta o tempo pessoal; a pessoa vai dormir mais tarde; a pessoa acorda mais tarde no dia seguinte; o ciclo recomeça.
Se você viaja para o trabalho de trem ou ônibus, é provável que você possa usar esse tempo para realizar alguns trabalhos rapidamente no caminho. O envio de todos esses e-mails importantes pode ser feito antes mesmo de você começar a trabalhar. Digitar um memorando, trabalhar em uma apresentação ou simplesmente escrever uma lista de tarefas (veja o item 2) pode eliminar essas pequenas tarefas valiosas da sua agenda. Os laptops também podem ser úteis na escola; digitando coisas diretamente em um formato digital, pedaços inteiros de notas e pensamentos podem ser arrastados e soltos em seu último ensaio. Finalmente, com o e-mail tirando a coroa do serviço postal e o telefone como o meio de comunicação mais utilizado, mensagens e arquivos vitais podem ser processados e analisados no local; economizando muito tempo de ‘espera’ para o remetente e o destinatário.
Nem todos nós trabalhamos ao mesmo tempo. Alguns empregos exigem trabalhar até muito tarde ou talvez trabalhar até o dia seguinte. Nestes casos, pode tornar-se uma tarefa árdua trabalhar mais na cozinha quando se chega a casa – quando tudo o que se quer é desabar. Para economizar tempo, eu cozinhava tudo no mesmo dia e congelava o resultado. Se cozinhar não é sua praia e você quer tentar, recomendo criar pelo menos quatro pratos: ou seja, macarrão cremoso e atum, chili, caldo, um jantar de frango. Junte um destes com batatas e uma variedade de vegetais e você terá uma refeição – para ser armazenada em um prato de papel alumínio reutilizável – e congelada. Então, em vez de comer porcarias depois do trabalho, você pode simplesmente colocar uma de suas quatro opções de refeição no forno por meia hora. Um frango assado pode ser repartido para ser incluído em 10 refeições. Os almoços de domingo e os pequenos-almoços ingleses completos podem ser pré-cozinhados da mesma forma. Meu recorde pessoal foi de 35 refeições preparadas e congeladas em um dia – e meses inteiros garantindo que eu comia corretamente depois do trabalho.
Para aquelas pessoas que não estão entusiasmadas com as compras de supermercado, a solução óbvia seria comprar tudo o que precisa de uma só vez. Você pode comprar tudo o que precisa por um mês em apenas um dia? Sim, principalmente se você tiver um freezer grande, um porta-malas grande e uma família pequena. Comprar a granel também pode ser mais barato, pois pacotes maiores e pacotes múltiplos podem ser muito mais baratos do que comprar itens individuais. Por que comprar uma barra de sabão quando quatro podem ser compradas juntas, mais barato e mais eficiente em termos de tempo? O detergente para a roupa é algo de que todos necessitamos regularmente e em boa quantidade – por isso, se calcular que irá passar por quatro caixas ao longo de um ano, poupe tempo comprando as quatro juntas – acabará por ter de as comprar todas! Outra dica pode ser fazer compras online. Isso economiza tempo de viagem, tempo de compra e tempo de fila em uma loja. Porém, para compras de supermercado, essa dica só funciona se você estiver totalmente familiarizado com sua lista de compras E com o layout das lojas online; caso contrário, pode demorar tanto quanto comprar da maneira tradicional.
Ao levar suas compras para casa, coloque o máximo possível de coisas em um armazenamento de longo prazo. Latas de comida duram mais de um mês. Produtos secos e produtos químicos durarão mais. Produtos congelados podem ir para o congelador e muitos produtos frescos também podem ser congelados. Tudo isso aumenta a duração entre as idas à loja. Se você está experimentando a dica nº 10 e está se perguntando como fazer com que os produtos perecíveis durem mais, experimente congelar. O pão, por exemplo, congela bem; especialmente se você separar as fatias antes de congelar ou colocar de 4 a 8 fatias juntas em um saco de sanduíche. Então você sempre terá pão – e uma rápida visita à torradeira descongela sempre. O leite também pode ser congelado e funciona especialmente bem se você tiver um grande freezer para colocá-lo em pé. A observação aqui é que, devido ao processo de congelamento, o leite integral sairá com gosto de semidesnatado. O semidesnatado terá gosto de desnatado, mas, ao fazer isso, seu leite durará meses a fio. Coloque o leite na geladeira para descongelar um dia antes de precisar. O que mais congela? Alguns vegetais congelam bem, pois a maioria dos vegetais é à base de água. Ovos? Se você ferver um ovo, funciona – embora eu ainda não tenha experimentado cru. Tortas, doces, bolos? Sem problemas!
A maioria das pessoas já viu o antigo sistema de arquivamento de escritório – um monte de carteiras de papelão cheias de papéis e marcadas com etiquetas presas acima de cada carteira. O acesso aos arquivos é uma questão de abrir a gaveta, encontrar a etiqueta e abrir a carteira/arquivo. Fazer isso em casa economiza uma parte quase imensurável do seu valioso tempo, pois todas as coisas que você precisa consultar estão indexadas e armazenadas em UM ÚNICO lugar. Cada vez que uma nova fatura chegar, pague-a e jogue-a no arquivo correto. Então, se você precisar consultar (para sua companhia de eletricidade ou sua companhia telefônica), tudo o que você precisa fazer é abrir uma gaveta e retirar a última fatura. Problemas bancários? Ao colocar todos os extratos bancários na carteira ‘bancária’, eles naturalmente cairão na ordem das datas, pois foi assim que você os colocou. Torna-se então muito fácil verificar novamente e encontrar as coisas. Qualquer coisa, desde recibos, manuais, brochuras, cartões de visita, pedaços de papel com números de telefone – todas as coisas que são facilmente perdidas pela casa – podem estar à mão quando você precisar delas. Além disso, parte do sistema de arquivamento doméstico (que leva um dia para ser configurado) é ter todos os seus números de telefone listados em uma única folha de papel. Se alguma vez o seu telefone residencial quebrar, ou o celular desaparecer, ou você perder sua agenda de endereços, pelo menos você terá um backup. Isso também é ótimo para números de emergência; que também estão todos juntos e disponíveis sob demanda. Em geral, quanto melhor você organizar sua casa, mais fácil será encontrar as coisas. Em caso de emergência, saber onde você guarda uma tocha, um extintor, sua carteira e as chaves de casa e do carro pode um dia salvar sua vida….
Com o desenvolvimento e ascensão da Internet nos últimos 15 anos, as comunicações evoluíram. Agora é possível fazer quase todas as suas transações bancárias de forma rápida e fácil em casa – economizando o tempo que normalmente levaria na fila e na espera em um banco. Transferências de dinheiro, pagamentos de contas, contas transacionais, saques a descoberto e aplicativos estão agora disponíveis na maioria dos sites de bancos on-line, permitindo que você use e distribua dinheiro no mesmo computador que você usa para fazer orçamentos, receber contas por e-mail ou usar para qualquer número de outras tarefas relacionadas a dinheiro. Se você tiver várias contas no mesmo banco, o banco on-line se destaca; desde a capacidade de verificar instantaneamente seus saldos até a transferência de dinheiro para outras contas, caso elas pareçam ir para o vermelho.
Mesmo que um PC moderno ainda não seja muito bom em multitarefas, nós, como seres humanos, fazemos isso há milênios. Se puder, organize itens em sua lista de tarefas (item nº 2) que possam ser feitos juntos ao mesmo tempo. Por exemplo, imprimir páginas enquanto digita, gravar discos ou fazer backup enquanto trabalha, planejar enquanto come. Pode haver inúmeras oportunidades para realizar multitarefas diariamente, e a maneira mais comum de conseguir isso é simplesmente carregar todos os seus aplicativos e arquivos no computador ao mesmo tempo. Então, se você precisar mudar para uma prioridade diferente, um clique do mouse (ou Alt.Tab) o levará até lá. É útil ter sempre o seu e-mail acessível; talvez tendo sua caixa de correio como uma guia no Firefox, já pré-carregada e pronta para uso. Outro bom exemplo de multitarefa pode ser fazer com que todos que você precisa venham vê-lo, talvez todos juntos de uma só vez. Então, se você deseja ver todos os seus amigos, por que não convidá-los para um único local? O Natal também pode ser uma boa época para reunir todos, em vez de sair e visitar as pessoas individualmente.
Talvez o melhor exemplo de multitarefa seja delegar – ou seja, providenciar que outra pessoa faça uma tarefa em seu lugar, ou em seu nome, enquanto você faz outra coisa. Então todo o trabalho será feito mais rapidamente e, esperançosamente, tão completamente como se você tivesse feito tudo sozinho. Um exemplo de delegação seria envolver sua própria família nas tarefas que você realiza: por que não envolver as crianças para ajudar nas tarefas domésticas, pedir a outras pessoas que busquem as crianças na escola, pedir a outras pessoas que comprem mantimentos ou até mesmo pedir outros para pegar um café para você. A delegação também pode ser ótima para ‘fazer com que outra pessoa passe uma mensagem’, mas esteja avisado, neste caso, que uma mensagem exata pode ser corrompida, um pouco como os sussurros chineses. Também tome cuidado para não delegar tarefas que você precisa para garantir que sejam realizadas no prazo, pois se não o fizerem, a culpa ainda será sua.
As tarefas maiores do dia são as que causam maiores dores de cabeça e também oferecem as mais ricas recompensas pessoais. Algumas tarefas podem ser divididas e delegadas, mas algumas precisam ser divididas para que pareçam menores na página. A auto-motivação é sempre a chave quando se trata de gerenciamento de tempo e, portanto, torna-se muito mais fácil para o indivíduo passar por uma lista de tarefas menores do que enfrentar a montanha de uma tarefa grande. Por exemplo, se a tarefa fosse entregar um produto do ponto A ao ponto B, a tarefa poderia ser muito mais fácil de realizar se você a dividisse em ‘telefonemas’, ‘papelada’, ‘entregas de correio’, ‘ confirmação’, ‘feedback’ – em vez de enfrentar “Isto deve ser entregue hoje! – Sem desculpas!”
Outra vantagem de trabalhar com metas menores, além dos fatores psicológicos e de estresse, é que há uma chance maior de acertar na primeira vez. A vida está sempre cheia de segundas chances, mas cada vez que você tem que voltar atrás e fazer de novo é apenas uma perda de tempo. Quem precisa disso? Nunca sacrifique a qualidade pelo “devido cuidado e atenção”, pois o mau acabamento ou a aplicação de esforço podem levar a ofertas bastante frágeis no outro extremo. Mesmo que uma longa lista de tarefas tenha sido dividida, é importante fazer tudo, de forma consciente e completa, de forma ordenada e, se possível, no mesmo dia. Se as coisas demorarem mais de um dia, não responda com base na sua memória ou na sua motivação para ajudá-lo; tentar entrar na mentalidade do dia anterior é um trabalho mais difícil do que apenas garantir que as coisas sejam feitas no mesmo dia – na primeira vez.
Listas de ‘tarefas’. Porque se importar? Por que gastar 10 minutos todos os dias elaborando listas de coisas para fazer, em vez de apenas começar a fazê-las? Bem, a razão simples é porque a mente humana não é a coisa mais perfeita já criada e esquece coisas de vez em quando. As listas de tarefas não apenas permitirão que você organize os itens por prioridade e conveniência, mas também permitirão que você anote todos aqueles pequenos trabalhos nos quais normalmente nem pensaria. Telefonar com antecedência para fazer os preparativos é uma ideia sensata, e uma lista de tarefas pode lembrá-lo de fazer isso antes de lembrar a si mesmo – no meio do caminho. Mesmo no ambiente doméstico, lembrar de contatar um amigo, ou mesmo de levar o lixo para fora, pode ser tão insignificante quanto vital; e esquecer pode significar esperar mais um dia, ou até mais uma semana, para recuperar o atraso. Se vale a pena lembrar, anote. Como consequência, anotar as coisas também melhorará a sua memória para as prioridades do dia a dia – você não apenas as criou, mas também as escreveu e talvez as leu de volta. Algumas pessoas são tão boas em lembrar suas listas de tarefas que se perguntam por que as escrevem, sem perceber que a escrita é a razão da lembrança! Outro ponto é manter as coisas claras e simples, em uma folha de papel ou em um quadro branco. Não tenha intermináveis pedaços de papel ou post-its empilhados em mesas e enfiados em gavetas. Planejar com antecedência também pode economizar tempo de várias outras maneiras. No início de cada mês, anote aniversários ou eventos especiais para ter tempo suficiente para organizar os presentes. No caso do Natal, procure comprar pelo menos dois meses antes do dia 25 para ter tempo de escolher um presente atencioso; presentes de última hora não dizem muito sobre a qualidade da sua amizade. Finalmente, também é uma boa ideia ter um calendário que mostre cada mês, ou todos os meses, numa só página. Diários e livros de lembretes semanais são uma maneira muito ruim de planejar com antecedência, pois você pode não ver um evento chegando até que seja tarde demais para tomar providências.
Em outras palavras, não fique tentado a adiar as coisas para uma data ou hora posterior; por um motivo, porque você pode esquecer de pegá-lo ou terminá-lo! A outra razão é porque a melhor maneira de economizar tempo é seguir em frente e fazer algo a respeito. Este pode parecer o aspecto mais sensato de toda esta lista, mas, na verdade, a procrastinação pode ser um bicho-papão habitual para muitas pessoas. Ir para o trabalho pode ser uma tarefa difícil de instigar, principalmente se você ainda nem conseguiu sair da cama. Economize tempo não apenas levantando-se, mas também mais cedo. Dessa forma você ajuda a evitar o trânsito, a viagem leva menos tempo e geralmente é menos complicada; resultando em um começo mais fácil e uma cabeça mais clara.
Fazer as coisas cedo é de fato a melhor maneira de economizar tempo. Isso nem sempre é possível ou apreciado, mas há muitas vantagens em fazer as coisas com antecedência. Por um lado, nada impressiona mais os outros do que ouvir “já fiz isso!”. Por outro lado, perde-se muito tempo deixando as coisas para o último minuto e tendo pressa. Apressar-se é perder tempo? Sim, porque a pressa muitas vezes cria erros dispendiosos. Se você sabe o que deseja alcançar, faça sua lista, divida-a, delegue e tente concluir primeiro as tarefas difíceis. Dessa forma, a maior parte do seu “trabalho duro” terminará mais cedo, deixando o resto do dia para arrumar as pontas soltas. Trabalhos difíceis também são realizados de forma mais completa pela manhã, quando você tem motivação e energia para fazê-lo. Depois do almoço é o pior momento para realizar ou iniciar tarefas grandes, pois os sucos energéticos do seu corpo estarão fluindo PARA FORA do cérebro para digerir a comida no estômago. O último dos grandes trabalhos deve ser iniciado o mais tardar às 15h – pois o corpo começará a relaxar naturalmente depois disso. A procrastinação tem tanto a ver com segurança psicológica e satisfação no trabalho quanto com adiar as coisas. Se for preciso, comece prometendo um presente a si mesmo. Então vá em frente. Algumas coisas são inevitáveis – elas têm que ser feitas mais cedo ou mais tarde, então, mais cedo ou mais tarde, hein? O mais rápido consertado é consertado o mais rápido possível e o mais rápido está em casa para o chá.
